Kostspielige Fehler vor der SAP Lizenzvermessung erkennen und Lizenzbedarf optimieren
Die Lizenzierung von SAP ERP Lösungen ist nicht nur eine große Herausforderung für Unternehmen, sondern auch ein signifikanter Kostenblock. Eine automatische Justierung der Benutzerkonten in jedem SAP System spart nicht nur manuellen Aufwand, sondern verhindert auch Über- oder Unterlizenzierungen und unterstützt bei der Optimierung der Lizenzen.
Einmal pro Jahr schickt der Hersteller seinen Kunden die „Aufforderung zur Abgabe der Selbstauskunft“. Daraufhin werden in den meisten Unternehmen erste Testvermessungen mit den von SAP dafür vorgesehenen Tools – USMM und LAW – durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Testvermessungen führen häufig zu unangenehmen Überraschungen: Unerwartet viele User sind in den Systemen angelegt, die zugeordneten Lizenzen entsprechen nicht der tatsächlichen Nutzung. Die Folge sind manuelle Anpassungen in den Systemen.
Anpassungen an 70.000 verschiedenen Stellen beim durchschnittlichen SAP Kunden
Allerdings hat der durchschnittliche SAP Kunde 3.500 User und 20 verschiedene Systeme. Theoretisch sind also an 70.000 Stellen manuelle Anpassungen möglich, mit denen dafür gesorgt werden kann, dass die USMM die korrekten Daten einsammelt. Denn die USMM liest nur aus, welcher Lizenztyp bei jedem User im System eingetragen ist. Bei vielen Unternehmen wird ein User einmal zu Beginn im System angelegt, dann aber nicht mehr aktualisiert. Wenn seine Nutzung sich verändert, ist das nicht hinterlegt und wird bei der Vermessung auch nicht berücksichtigt. Werden die Daten nicht manuell korrigiert, ergeben die Vermessungen falsche Ergebnisse. Da aber in der Praxis nicht 70.000 Stellen überprüft und korrigiert werden können, stellen die meisten Unternehmen die Daten nur in groben Zügen richtig und befassen sich nur mit jenen Stellen näher, von denen sie wissen, dass dort Fehler enthalten sind. An SAP werden letztlich Vermessungsergebnisse übermittelt, die halbwegs in den Rahmen des Erwarteten fallen, aber mit der tatsächlichen Nutzung und dem tatsächlichen Lizenzbedarf nicht vollständig übereinstimmen. Durch die Ungenauigkeit können Unter- oder Überlizenzen nicht ausgeschlossen werden.
Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Justierung
Dazu kommt, dass die manuelle Justierung hochgradig fehleranfällig ist. SAP verlangt, dass für jeden User und für jedes System, das dieser nutzt, der richtige Lizenztyp ermittelt wird. Bei der Konsolidierung über LAW wird darauf basierend der final resultierende Lizenzschlüssel für jeden User für jedes von ihm genutzte System festgestellt. Jede Vermessung ist eine hochkomplexe Angelegenheit.
Was muss bei SAP Software vermessen werden?
- Benutzerbasierte Lizenzen
- Andere Abrechnungseinheiten
- Engine-Lizenzen
- Indirekte Nutzung durch Schnittstellen zu Drittanbieter-Software
Dabei wird im SAP System der User zwar nicht angelegt, aber er muss bei der Vermessung dennoch berücksichtigt werden. Relevant für die Lizenzierung ist, dass das System produktiv genutzt wird – unabhängig davon, ob direkt oder indirekt über eine Drittlösung. Und zwar erfolgt die Lizenzierung so, wie sie mit dem Hersteller verhandelt wurde. Empfehlenswert ist, eine ROI-basierte Verhandlung durchzuführen. Wird diese indirekte Nutzung nicht lizenziert, droht im Auditfall eine Verrechnung von Named Usern nach Preisliste. Und SAP achtet bei Audits sehr genau auf den Bereich der indirekten Nutzung.
Die vertragliche Grundlage bei SAP Software beachten
Sehr häufig wird Software ohne Prüfung und Kenntnis der vertraglichen Grundlagen lizenziert. Ohne die Verträge zu beachten, werden dann scheinbar günstige Alternativen gesucht. So eine Vorgangsweise kann schnell zum Eigentor werden. Denn SAP verlangt:
„Um alle Benutzer Ihrer SAP Systeme eindeutig und exakt vermessen zu können, müssen Sie Ihre Benutzer vor jeder Systemvermessung entsprechend der aktuellen Nutzung und der zugrunde liegenden Preisliste mit dem entsprechenden vertraglichen Nutzertyp klassifizieren.“
„Mit dem Vermessungsprogramm (Transaktion USMM) ermitteln Sie pro System die Anzahl der Benutzer und der kostenpflichtigen Objekte der Engines der SAP Software.“
Entscheidend ist also die aktuelle Nutzung, nicht das Profil des Users und nicht, welche Systeme er benutzt und ob das mit seinen Berechtigungen übereinstimmt. Ein Beispiel: Hat ein Nutzer mehr Rechte, als er braucht und macht er zwischendurch etwas im System, das über sein definiertes Profil hinausgeht – weil er beispielsweise für einen kranken Kollegen einspringt – dann kann das dazu führen, dass die Lizenz erheblich teurer wird, als ursprünglich budgetiert. Jeder SAP Kunde muss also die aktuelle Nutzung feststellen, mit seiner Vereinbarung abgleichen und dann entscheiden, welche Lizenz er tatsächlich braucht. Das ist eine enorme Aufgabe.
Wie läuft die SAP Vermessung ab?
Eine Vermessung läuft in vier Schritten ab:
- Klassifizierung der User in jedem System, das muss das Unternehmen selbst übernehmen
- Vermessung mit USMM auf jedem System
- Konsolidierung mit LAW, hier werden die Ergebnisse der USMM-Vermessungen zusammengeführt
- Das Ergebnis der Vermessung wird an den Hersteller übermittelt
Problematik Klassifizierung
Wie bereits ausgeführt, erzeugt die Klassifizierung hohen manuellen Aufwand und ist fehleranfällig. Hier wird entschieden, welche Lizenz einem User zugewiesen wird. Eine Employee User Lizenz um 400 Euro oder eine Professional User Lizenz für 3.500 Euro? Der Preis-Unterschied ist groß, die Entscheidung daher höchst Budget-relevant. Einen Benutzer zu hoch einzustufen, ist pure Geldverschwendung. Ihn zu niedrig einzustufen, kann zu unerwarteten Audit-Nachzahlungen führen.
Ausweg aus dem Dilemma: Automatisierung
Sollen korrekte Daten an SAP übermittelt werden, führt an einer automatisierten Lösung kein Weg vorbei. Mit einer entsprechenden Lösung, wie etwa Matrix42 SAP Compliance kombiniert mit samQ von VOQUZ, erfolgt die Justierung der Benutzerkonten in jedem SAP System automatisch. Damit können die manuellen Arbeiten nicht nur ersetzt werden, sondern auch richtige Daten generiert werden, die den vereinbarten Lizenzbedingungen entsprechen. Tools wie Matrix42 SAP Compliance analysieren die tatsächliche Nutzung eines Users und vermerken sie im System. Die finale Konsolidierung mit USMM und LAW kann auf Basis der automatisch generierten Daten normal von statten gehen, genauso wie die Übermittlung der Ergebnisse an SAP.
Vorteile der Automatisierung
- Höhere Transparenz
- Erkennbare Entwicklungen
- Vermeidung von Audits
- Verkleinerung des manuellen Aufwands
- Vermeidung von Über- oder Unterlizenzierungen durch automatische Zuordnung der passenden Lizenzen
- Automatische Deaktivierung inaktiver User
