Comment identifier et résoudre plus rapidement les problèmes d'accès aux applications ?

Ce billet est le deuxième d'une série de cinq sur l'accélération de la génération d'informations commerciales avec Matrix42 Service Management et Microsoft Power BI. Votre avantage : une plus grande agilité commerciale qui ouvre de nouvelles opportunités pour améliorer les niveaux de service, réduire les coûts et générer de nouveaux revenus. Aujourd'hui, nous souhaitons examiner de plus près comment Matrix42 Service Management et Microsoft Power BI peuvent vous aider à identifier et à résoudre les problèmes d'accès aux applications en un rien de temps.

Aujourd'hui, Johnson Windows Ltd dispose d'un système CRM fiable basé sur le cloud. Il permet à une équipe de vente nationale d'accéder à toutes les données et à tous les processus dont elle a besoin pour être la plus performante possible. Mais il y a quelques mois, les choses n'allaient pas si bien. En fait, Barbara Brown, responsable du service après-vente, s'est soudain retrouvée sous pression...

Éviter une escalade sur l'accès aux applications

Mercredi, 8h45 :

Le directeur des ventes est au téléphone avec Barbara Brown. Encore une fois. Depuis la fin de la semaine dernière, un grand nombre de ses représentants ne peuvent plus accéder à leur application CRM à partir de leurs appareils mobiles. "Sans accès au système, mes collaborateurs ne peuvent pas se préparer correctement avant d'aller en réunion. Nous perdons probablement aussi des informations précieuses sur les clients. Les gens sont obligés de prendre des notes et de suivre les choses manuellement. Cela a dépassé le stade de la plaisanterie. J'ai besoin que vous régliez ce problème - sinon, je vais devoir le remonter".

Mercredi, 9h00 :

Barbara raccroche le téléphone, les paroles du directeur des ventes résonnant encore à ses oreilles : "Je vais devoir monter à l'étage". La dernière chose qu'elle souhaite, c'est d'avoir le DSI ou, pire encore, le PDG sur le dos. Mais elle ne sait pas quel est le problème. Il y a de fortes chances qu'il y ait beaucoup de travail manuel à effectuer pour le résoudre. Ce n'est pas ce dont elle a besoin en ce moment.

Jeudi 11 heures :

Barbara a passé la majeure partie de la journée d'hier à interroger manuellement les journaux d'activité du réseau et des applications. Elle dispose désormais d'un registre des personnes qui ont essayé d'accéder à l'application CRM, et du moment où elles l'ont fait. Elle espère qu'en parcourant toutes les entrées de la feuille de calcul, elle sera en mesure de repérer un certain schéma qui pourrait la mettre sur la bonne voie. Si cela ne fonctionne pas, elle devra commencer à vérifier toutes les données relatives à l'accès, à l'identité et à la gestion des licences. Cela révélera-t-il le problème ? Elle se rend à la cuisine pour se préparer un autre café...

Vendredi, 14 heures :

Barbara a finalement réussi à résoudre le problème. Le département des ventes avait dépassé le nombre d'utilisateurs autorisés - la licence devait être prolongée.

C'était beaucoup d'efforts et de stress pour résoudre ce qui était un problème relativement mineur. Mais heureusement, ce scénario est beaucoup plus facile à gérer pour Barbara aujourd'hui. Pourquoi ? Parce que Johnson Windows a mis en œuvre Matrix42 Service Management, une solution de gestion des services intégrée unique en son genre. Elle l'utilise avec Microsoft PowerBI, que l'entreprise obtient gratuitement grâce à son utilisation généralisée de la pile technologique de Microsoft. Voyons donc comment le même scénario se déroule aujourd'hui en utilisant cette combinaison de technologies de pointe.

Enquête simple sur l'accès aux applications avec Matrix42 Service Management et Microsoft PowerBI

Vendredi, 9h30 :

Le directeur des ventes appelle Barbara. Un grand nombre de ses commerciaux ne peuvent pas se connecter au système de gestion de la relation client via leurs appareils mobiles. "J'ai besoin de régler ce problème de toute urgence, Barbara", dit-il. "Sinon, nous risquons de perdre des ventes. Je ne veux pas impliquer quelqu'un d'autre, mais je le ferai s'il le faut", conclut-il. "Je m'en occupe", dit Barbara, persuadée qu'elle sera en mesure d'identifier et de résoudre le problème rapidement.

Vendredi 9.45 :

Barbara exporte un ensemble complet d'informations pertinentes sur le réseau, les utilisateurs et les licences d'application à partir du système de gestion des services Matrix42. Elle choisit un format qui peut être facilement importé dans Microsoft PowerBI en quelques clics. Elle utilise le moteur de tableau de bord intégré pour créer des visualisations de données faciles à interpréter. Celles-ci couvrent les schémas d'accès au réseau et indiquent si les représentants ont respecté les procédures de sécurité appropriées. Tout semble en ordre. Mais heureusement, le tableau de bord lui permet de regrouper des données provenant de sources multiples. Ainsi, elle compare le nombre de personnes qui tentent d'accéder à l'outil de gestion de la relation client avec les licences détenues par l'entreprise. Et c'est là que le bât blesse ! Au moins 10 nouveaux représentants ont été recrutés récemment. Et l'entreprise n'a plus assez de licences pour l'application CRM, qui a commencé à en bloquer l'accès.

Vendredi 10 heures :

Barbara envoie au directeur des ventes un courriel décrivant le problème et comprenant un lien vers le tableau de bord PowerBI. Elle lui demande également de se connecter au catalogue de services Matrix42 pour demander une extension de licence. Elle promet que tout le monde pourra retrouver son accès au CRM dès aujourd'hui s'il obtient l'autorisation dont il a besoin.

Vendredi, 11h30 :

Barbara reçoit une notification du système Matrix42 l'informant que la demande de licence du directeur des ventes a été approuvée. Elle achète les licences supplémentaires. En moins d'une heure, tout le monde a de nouveau accès à l'application CRM. De plus, il reste suffisamment d'espace pour faire face à la croissance prévue de l'équipe de vente jusqu'à la fin de l'année.

Vous avez remarqué le problème de l'accès aux applications dans votre travail quotidien - découvrez Matrix42 Service Management. Dans le prochain article de la série, nous verrons comment Barbara Brown, gestionnaire de services, aide le département marketing à mieux contrôler ses dépenses informatiques et à optimiser ses coûts.