Software Asset Management (SAM) ist wichtig. Zu viel Geld wird für Lizenzen sowie Abonnements teilweise sinnlos ausgegeben. Hohe, ungeplante Nachzahlungen bei überraschenden Audits treiben der Geschäftsführung regelmäßig die Schweißperlen auf die Stirn. Deshalb werden im stressigen Geschäftsalltag viel zu oft SAM-Projekte aus dem Boden gestampft. Um diese Probleme zu eliminieren. Mal schnell Verträge sichten, alle Lizenzen in ein Tool importieren, Installationen automatisch vermessen. Dann hat man ja die Zahlen. Und weiß Bescheid. Viel Aufwand und nicht unerhebliche Kosten werden dafür gerne in Kauf genommen. Ist ja für einen guten Zweck.
Straßenhaftung hängt auch von der Straßenqualität ab
Doch wer möchte diese Rallye immer wieder auf das Neue fahren? Niemand so wirklich. Tatsächlich besteht bei vielen Unternehmen die Hoffnung – oder sogar das ausdrückliche Ziel – etwas zu schaffen, das für nachhaltige Ordnung sorgt. Transparenz auf Knopfdruck sozusagen. Diese Absicht ist wirklich vorbildlich. Doch tatsächlich wird sie häufig nicht erreicht. Frustration bei den Beteiligten und Irritation bei den Verantwortlichen ist die Folge. Man flüchtet sich in die vermeintlich einfachsten Erklärungen. Das Tool sei nicht gut genug oder die Dienstleister hätten versagt. Die wirklichen Gründe sind dagegen meistens ungenügendes Fachwissen. Auch fehlende Prozesse oder nicht ausreichende personelle Ressourcen.
Manchmal ist es jedoch schlicht und einfach ein ungenügender „Untergrund“: die mangelhaften Stammdaten.
Die Straße für SAM sind die Stammdaten
Stammdaten sind das Fundament jeder Buchhaltung und Software Asset Management ist nicht anderes.
Gesellschaften
Sie beginnen mit der rechtlichen Struktur des Unternehmens. Welche juristischen Einheiten hat das Unternehmen und wie sind sie miteinander verknüpft? Welche Beteiligungsverhältnisse bestehen? Dabei den Blick bitte nicht nur nach „unten“ richten. Hat beispielsweise ein Tochterunternehmen bei Microsoft ein „Enterprise Agreement“ abgeschlossen, gilt dieser Vertrag für das gesamte Unternehmen! Es ist also wichtig zu wissen, welche Gesellschaften existieren. Nur so können Verträge entsprechend eingeordnet und bewertet werden.
Standorte
Ein weiteres Element der Stammdaten sind die regionalen Standorte. Welche gibt es und zu welchen Gesellschaften gehören sie? Gerade bei sehr verteilten Unternehmen – womöglich auch im Ausland – kann der Standort eine gravierende Auswirkung bei der Bilanzierung von Lizenzbeständen haben.
Kostenstellen
Auch Kostenstellen werden zu den Stammdaten gerechnet. Sie werden im SAM Projekt meistens auch nicht vergessen. Leider haben sie nur eine interne Wirkung, wenn es um die Verrechnung von Softwarekosten geht. Vertraglich haben sie keine Bindung. Es ist einem Softwarehersteller letztlich auch ganz egal, nach welchen Strukturen ein Kunde seine Kosten intern plant und steuert.
Personen
Nicht zu vernachlässigen sind Personaldaten. Gerade vor dem Hintergrund der immer populärer werdenden Lizenzierung von Software nach Personen anstatt nach Geräten erhält diese Datendimension immer höheren Stellenwert. Software-as-a-Service ist der Treibstoff dieser Bewegung.
Also, welche Softwarenutzer gibt es? Wer ist Mitarbeiter, wer ist externer Dienstleister? Welchen Tätigkeitsbereich haben sie jeweils? Softwareentwicklung, Forschung, Verwaltung? Welchen Gesellschaften und welchen Standorten sind sie zuzurechnen? Wie kann man Mitarbeiter eindeutig identifizieren? Sind die drei „Christian Meier“ im Active Directory ein und dieselbe Person? Hinter welchen der vielen tausenden Benutzerkonten steht wirklich ein Mensch? Und schließlich – arbeiten diese alle noch im Unternehmen?
Sorgen sie für Straßenhaftung
Fragen über Fragen, die zu klären sind. Nicht nur für den aktuellen Datenbestand. Nur mit einer kontinuierlichen Aktualisierung dieser Stammdaten über entsprechende Prozesse kann man sich darauf verlassen, dass die Pflege der Bestände von Computern und mobilen Geräten, Softwareinstallationen, Lizenzen und Verträgen zu verlässlichen Ergebnissen führen können.
Machen Sie Ihre Hausaufgaben und kümmern Sie sich um die Stammdaten. Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie niemand finden, der sie bereits pflegt. Ich kenne nicht wenige Unternehmen, in denen sich das Software Asset Management um diese wichtige Aufgabe kümmert. Warum? Weil der nachhaltige Erfolg von SAM so sehr davon abhängt. Sorgen Sie für einen guten Untergrund!
