Unternehmen, die ihren Mitarbeitern ein ähnlich einfaches Bestell- und Bereitstellungserlebnis für Dienstleistungen und Waren bieten, wie sie es aus dem privaten Konsumumfeld gewohnt sind, steigern sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Prozesseffizienz. Wenn jedoch Genehmigungsprozesse ins Stocken geraten, verpuffen diese positiven Effekte sofort. Um dies zu verhindern, bietet Matrix42 eine Lösung, mit der Genehmigende schnell und komfortabel auf Serviceanfragen reagieren können.
Matrix42 Enterprise Service Management (ESM) unterstützt die digitale Transformation durch die Beschleunigung abteilungsübergreifender Geschäftsprozesse. Kernstück ist der Matrix42 Service Catalog, der Hardware-, Software- und Serviceangebote aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenführt. Mit diesem dynamischen Tool können die Mitarbeiter die verschiedenen Services einfach über ein Self-Service-Portal anfordern. Das Spektrum reicht von Hard- und Softwareprodukten bis hin zu Dienstleistungen, die den Mitarbeitern allgemein oder für bestimmte Rollen oder Bereiche zur Verfügung stehen. Das kann zum Beispiel eine Serviceanfrage an das Facility Management zum Austausch einer defekten Lampe sein oder die Bereitstellung einer teuren Softwarelizenz für einen Ingenieur.
Bewältigung von Herausforderungen in Genehmigungsprozessen in realen Szenarien
Standardisierte und effiziente Serviceprozesse sind nicht nur entscheidend für die Verbesserung der Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens, sondern sorgen auch für ein hohes Maß an Mitarbeiterzufriedenheit und Engagement. Eine Umfrage des Spezialisten für Prozessmanagement und -automatisierung Nintex zeigt, wie wichtig dies ist. In einer branchenübergreifenden Umfrage unter Vollzeitbeschäftigten in den USA fand Nintex heraus, dass die Mehrheit (86 %) der befragten Mitarbeiter, die sich aktiv nach einer neuen Stelle umschauen, über mangelhafte Unternehmensprozesse klagen: Von IT-Funktionen über administrative Aufgaben bis hin zu Onboarding-Prozessen.
Trotz der Vorteile schlanker Prozesse können Genehmigungsengpässe den Fortgang verlangsamen. Durch eine bessere Kontrolle und Optimierung der Genehmigungsschritte können Sie das Hin und Her während des gesamten Prozesses vermeiden, was die Konsistenz und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen am Prozess beteiligten Parteien verbessern kann.
Um kritische Verzögerungen bei wichtigen Genehmigungsschritten zu vermeiden, haben wir für Anwender von Matrix42 Enterprise Service Management die Anwendung M42 Approvals for Microsoft Teams entwickelt. Die Anwendung ermöglicht es Genehmigenden, Benachrichtigungen über Genehmigungsschritte zu erhalten und direkt aus Microsoft Teams heraus zu reagieren - ohne in eine andere Anwendung wechseln zu müssen.
Lassen Sie uns einige reale Anwendungsfälle betrachten, um die Vorteile effizienter Genehmigungsprozesse mit M42 Approvals in Kombination mit Ihrer Microsoft Teams Kollaborationsumgebung zu verdeutlichen:
Anwendungsbeispiel 1: Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein abteilungsübergreifendes Projekt Genehmigungen von Teammitgliedern an verschiedenen Standorten erfordert. Die Anwendung M42 Approvals ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, indem sie es den Genehmigenden ermöglicht, Anfragen innerhalb der MS Teams-Umgebung zu überprüfen und zu genehmigen, unabhängig davon, ob sie an ihrem aktuellen Standort Zugriff auf Unternehmensanwendungen haben. Dies stellt sicher, dass die Projektfristen eingehalten werden und fördert effiziente abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe.
Anwendungsbeispiel 2: Zeitkritische Dokumentengenehmigungen
In vielen Fällen ist die Genehmigung von Dokumenten zeitkritisch. Denken Sie an eine Situation, in der ein Verkaufsvertrag vor einem wichtigen Kundentermin dringend von der Rechtsabteilung genehmigt werden muss. M42 Approvals sendet Echtzeit-Benachrichtigungen in Microsoft Teams, so dass die Beteiligten die Dokumente schnell prüfen und genehmigen können. Dies beschleunigt den Entscheidungsprozess und stellt sicher, dass wichtige geschäftliche Meilensteine nicht verzögert werden.
Anwendungsbeispiel 3: Genehmigungen von unterwegs
Für Führungskräfte, die häufig unterwegs sind, kann es schwierig sein, den Überblick über anstehende Genehmigungen zu behalten. Mit M42 Approvals for Microsoft Teams erhalten Führungskräfte sofortige Benachrichtigungen und können so wichtige Entscheidungen von ihren mobilen Geräten aus überprüfen und genehmigen. Dieses Maß an Flexibilität stellt sicher, dass Führungskräfte von jedem Ort aus effektiv zum Genehmigungsprozess beitragen können.
Anwendungsbeispiel 4: Hierarchische Genehmigungen von Budgetanträgen
Wenn beispielsweise Budgetanträge von mehreren übergeordneten Ebenen genehmigt werden müssen, rationalisiert M42 Approvals auch diesen Prozess. Die Genehmigenden auf jeder Hierarchieebene werden rechtzeitig benachrichtigt, so dass sie direkt auf Budgetanträge zugreifen und diese bequem in MS Teams genehmigen können. Dies beschleunigt nicht nur die Genehmigungskette, sondern verschafft allen Beteiligten auch einen Überblick über den Status der Budgetanträge.
Anwendungsbeispiel 5: Zusammenarbeit von Remote-Teams
Mit der Zunahme von Home-Office und Remote-Arbeit sind die Teams geografisch verstreut. Die Anwendung M42 Approvals erleichtert die Zusammenarbeit von Remote-Teams, indem sie es Genehmigenden ermöglicht, nahtlos mit Anfragen aus verschiedenen Zeitzonen zu interagieren und diese zu genehmigen. Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse und fördert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern an verschiedenen Standorten.
Die verschiedenen Beispiele zeigen, wie vielseitig M42 Approvals for Microsoft Teams eingesetzt werden kann, um die Agilität von Genehmigungsworkflows in einer kollaborativen Umgebung zu erhöhen.
Zusammenfassung
In der hektischen Arbeitswelt von heute ist die Steigerung der Prozesseffizienz von entscheidender Bedeutung. Und die Mitarbeiterzufriedenheit ist ein wichtiger Katalysator für mehr Engagement bei der Erreichung der Unternehmensziele. Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit fördert die Bindung von Talenten und hilft beim Rekrutieren neuer Mitarbeiter. Enterprise Service Management kann die Automatisierung und Beschleunigung von unternehmensweiten Prozessen und Services erleichtern, was sich direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt. Wo jedoch manuelle Eingriffe erforderlich sind, wie z. B. bei Genehmigungsschritten, ist ein reibungsloser Prozess ebenfalls unerlässlich.
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