Come approvare gli ordini e le richieste di servizio con facilità

Le organizzazioni che offrono ai propri dipendenti un'esperienza di ordinazione e fornitura di servizi e beni altrettanto semplice di quella a cui sono abituati nell'ambiente dei consumatori privati, aumentano sia la soddisfazione dei dipendenti che l'efficienza dei processi. Tuttavia, se i processi di approvazione si bloccano, questi effetti positivi si disperdono immediatamente. Per evitare che ciò accada, Matrix42 offre una soluzione che facilita gli approvatori a rispondere in modo rapido e conveniente alle richieste di servizio.

L'Enterprise Service Management (ESM) di Matrix42 è dedicato alla trasformazione digitale, accelerando i processi aziendali nei vari reparti. Il suo fulcro è il Catalogo dei servizi di Matrix42, che riunisce le offerte di hardware, software e servizi di varie funzioni aziendali. I dipendenti possono utilizzare questo strumento dinamico per richiedere facilmente i vari servizi tramite un portale self-service. Lo spettro spazia dai prodotti hardware e software ai servizi disponibili per i dipendenti in generale o per ruoli o aree specifiche. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di una richiesta di servizio al reparto di gestione delle strutture per la sostituzione di una lampada difettosa o della fornitura di una costosa licenza software per un dipendente ingegnere.

Superare le sfide dei processi di approvazione in scenari reali

Processi di servizio standardizzati, snelli ed efficienti non solo sono fondamentali per migliorare la produttività e l'efficienza della sua azienda, ma garantiscono anche un alto livello di soddisfazione e coinvolgimento dei dipendenti. Un sondaggio condotto da Nintex, specialista nella gestione e nell'automazione dei processi, dimostra quanto sia importante questo aspetto. In un'indagine intersettoriale sui dipendenti a tempo pieno negli Stati Uniti, Nintex ha rilevato che la maggior parte (86%) dei dipendenti intervistati che sono attivamente alla ricerca di un nuovo lavoro si lamentano dei processi aziendali difettosi: Dalle funzioni IT alle attività amministrative, fino ai processi di onboarding.

Nonostante i vantaggi dei processi snelli, i colli di bottiglia dell'approvazione possono rallentare i progressi. Implementando un maggiore controllo e un'ottimizzazione delle fasi di approvazione, è possibile eliminare molti ritorni di fiamma durante il processo, migliorando la coerenza e la collaborazione tra le varie parti coinvolte nel processo.

Per evitare ritardi critici nelle fasi di approvazione importanti, abbiamo sviluppato l'applicazione M42 Approvals for Microsoft Teams per gli utenti di Matrix42 Enterprise Service Management. L'applicazione consente agli approvatori di ricevere notifiche sulle fasi di approvazione e di rispondere rapidamente direttamente da Microsoft Teams, senza dover passare ad un'altra applicazione.
Esploriamo alcuni casi d'uso reali per illustrare i vantaggi di processi di approvazione efficienti con M42 Approvals in combinazione con il suo ambiente di collaborazione Microsoft Teams:

Caso d'uso esemplificativo 1: Collaborazione interdipartimentale

Immagini uno scenario in cui un progetto interdipartimentale richiede l'approvazione da parte di membri del team in sedi diverse. L'applicazione M42 Approvals consente una collaborazione senza soluzione di continuità, permettendo agli approvatori di rivedere e approvare le richieste nell'ambiente MS Teams, indipendentemente dal fatto che abbiano accesso alle applicazioni aziendali nella loro sede attuale. Questo garantisce il rispetto delle tempistiche del progetto e promuove flussi di lavoro interdipartimentali efficienti.

Esempio di Caso d'uso 2: Approvazioni di documenti sensibili al fattore tempo

In molti casi, le approvazioni dei documenti sono spesso sensibili al tempo. Consideri una situazione in cui un contratto di vendita deve essere approvato con urgenza dall'ufficio legale prima di un importante incontro con il cliente. M42 Approvals invia notifiche in tempo reale in Microsoft Teams, consentendo agli stakeholder di rivedere e approvare rapidamente i documenti. Questo accelera il processo decisionale e garantisce che le tappe aziendali importanti non vengano ritardate.

Esempio di caso d'uso 3: approvazioni esecutive in movimento

I dirigenti che sono spesso in viaggio possono avere difficoltà a tenere sotto controllo le approvazioni in sospeso. Con M42 Approvals for Microsoft Teams, i dirigenti ricevono notifiche istantanee, dando loro la possibilità di rivedere e approvare le decisioni critiche dai loro dispositivi mobili. Questo livello di flessibilità assicura che i manager possano contribuire efficacemente al processo di approvazione da qualsiasi luogo.

Caso d'uso esemplificativo 4: Approvazioni gerarchiche per le richieste di budget

Ad esempio, se le richieste di budget devono essere approvate da più livelli superiori, M42 Approvals semplifica anche questo processo. Gli approvatori di ogni livello gerarchico vengono avvisati per tempo, in modo che possano accedere direttamente alle richieste di budget e approvarle comodamente in MS Teams. Questo non solo accelera la catena di approvazione, ma offre anche a tutte le persone coinvolte una panoramica sullo stato delle richieste di budget.

Esempio di caso d'uso 5: Collaborazione di team a distanza

Con l'aumento del lavoro a distanza, i team sono geograficamente dispersi. L'applicazione M42 Approvals facilita la collaborazione tra team remoti, consentendo agli approvatori di interagire e approvare le richieste da fusi orari diversi. Questo assicura che i processi aziendali continuino a scorrere senza intoppi e favorisce la collaborazione tra i membri dei team remoti.

I vari esempi mostrano la versatilità con cui M42 Approvals for Microsoft Teams può essere utilizzato per aumentare l'agilità dei flussi di lavoro di approvazione in un ambiente collaborativo.

Sommario

Nell'ambiente di lavoro frenetico di oggi, aumentare l'efficienza dei processi è di vitale importanza. La soddisfazione dei dipendenti è un catalizzatore chiave per aumentare l'impegno nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. Inoltre, la soddisfazione dei dipendenti favorisce la conservazione dei talenti e aiuta a reclutare nuovi dipendenti. L'Enterprise Service Management può facilitare l'automazione e l'accelerazione dei processi e dei servizi a livello aziendale, con un impatto diretto sulla soddisfazione dei dipendenti. Tuttavia, nei casi in cui è necessario un intervento manuale, come ad esempio per le fasi di approvazione, è essenziale un processo fluido.

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