Comment approuver facilement les commandes et les demandes de service

Les organisations qui offrent à leurs employés une expérience de commande et de fourniture de services et de biens aussi simple que celle à laquelle ils sont habitués dans l'environnement du consommateur privé augmentent à la fois la satisfaction des employés et l'efficacité des processus. Cependant, si les processus d'approbation sont paralysés, ces effets positifs se dissipent immédiatement. Pour éviter cela, Matrix42 propose une solution qui permet aux approbateurs de répondre rapidement et facilement aux demandes de service.

Matrix42 Enterprise Service Management (ESM) se consacre à la transformation numérique en accélérant les processus d'entreprise dans tous les départements. Au cœur de ce système se trouve le catalogue des services Matrix42, qui rassemble les offres de matériel, de logiciels et de services de différentes fonctions de l'entreprise. Les employés peuvent utiliser cet outil dynamique pour demander facilement les différents services via un portail en libre-service. L'éventail va des produits matériels et logiciels aux services disponibles pour les employés en général ou pour des rôles ou des domaines spécifiques. Il peut s'agir, par exemple, d'une demande de service au département de gestion des installations pour remplacer une lampe défectueuse ou de la fourniture d'une licence logicielle coûteuse à un ingénieur.

Surmonter les défis posés par les processus d'approbation dans des scénarios réels.

Des processus de service normalisés, rationalisés et efficaces sont non seulement essentiels pour améliorer la productivité et l'efficacité de votre entreprise, mais ils garantissent également un niveau élevé de satisfaction et d'engagement des employés.

Une enquête menée par Nintex, spécialiste de la gestion et de l'automatisation des processus, montre à quel point cet aspect est important. Dans une enquête interprofessionnelle menée auprès d'employés à temps plein aux États-Unis, Nintex a constaté que la majorité (86 %) des employés interrogés qui sont activement à la recherche d'un nouvel emploi se plaignent de processus d'entreprise défectueux : des fonctions informatiques aux tâches administratives en passant par les processus d'intégration.

Malgré les avantages des processus rationalisés, les goulets d'étranglement en matière d'approbation peuvent ralentir les progrès. En améliorant le contrôle et l'optimisation des étapes d'approbation, vous pouvez éliminer de nombreux allers-retours tout au long du processus, ce qui peut améliorer la cohérence et la collaboration entre les différentes parties impliquées dans le processus.

Pour éviter les retards critiques dans les étapes d'approbation importantes, nous avons développé l'application M42 Approvals for Microsoft Teams pour les utilisateurs de Matrix42 Enterprise Service Management. Cette application permet aux approbateurs de recevoir des notifications sur les étapes d'approbation et de répondre rapidement directement depuis Microsoft Teams, sans avoir à basculer vers une autre application.

Explorons quelques cas d'utilisation réels pour illustrer les avantages de processus d'approbation efficaces avec M42 Approvals en combinaison avec votre environnement de collaboration Microsoft Teams :

Exemple de cas d'utilisation 1 : Collaboration interdépartementale

Imaginez un scénario dans lequel un projet interdépartemental nécessite des approbations de la part de membres de l'équipe situés dans des lieux différents. L'application M42 Approvals permet une collaboration transparente en permettant aux approbateurs d'examiner et d'approuver les demandes dans l'environnement MS Teams, qu'ils aient ou non accès aux applications de l'entreprise sur leur lieu de travail. Cela permet de s'assurer que les délais des projets sont respectés et favorise l'efficacité des flux de travail interdépartementaux.

Exemple de cas d'utilisation 2 : Approbation de documents sensibles au facteur temps

Dans de nombreux cas, l'approbation des documents est soumise à des contraintes de temps. Prenons l'exemple d'un contrat de vente qui doit être approuvé d'urgence par le service juridique avant une réunion importante avec un client. M42 Approvals envoie des notifications en temps réel dans Microsoft Teams, permettant aux parties prenantes d'examiner et d'approuver rapidement les documents. Cela accélère le processus de prise de décision et garantit que les étapes importantes de l'entreprise ne sont pas retardées.

Exemple de cas d'utilisation 3 : Approbation des cadres en déplacement

Les cadres qui sont souvent en déplacement peuvent avoir du mal à se tenir au courant des approbations en cours. Avec M42 Approvals pour Microsoft Teams, les cadres reçoivent des notifications instantanées, ce qui leur permet d'examiner et d'approuver les décisions critiques depuis leurs appareils mobiles. Ce niveau de flexibilité garantit que les managers peuvent contribuer efficacement au processus d'approbation depuis n'importe où.

Exemple de cas d'utilisation 4 : Approbation hiérarchique des demandes de budget

Par exemple, si les demandes de budget doivent être approuvées par plusieurs niveaux supérieurs, M42 Approvals rationalise également ce processus. Les approbateurs de chaque niveau hiérarchique sont informés à temps afin qu'ils puissent accéder directement aux demandes de budget et les approuver facilement dans MS Teams. Cela permet non seulement d'accélérer la chaîne d'approbation, mais aussi de donner à toutes les personnes concernées une vue d'ensemble du statut des demandes de budget.

Exemple de cas d'utilisation 5 : Collaboration d'une équipe à distance

Avec l'essor du travail à distance, les équipes sont géographiquement dispersées. L'application M42 Approvals facilite la collaboration des équipes à distance en permettant aux approbateurs d'interagir de manière transparente avec les demandes et de les approuver à partir de différents fuseaux horaires. Cela permet de garantir la fluidité des processus métier et de favoriser la collaboration entre les membres de l'équipe à distance.

Les différents exemples montrent comment M42 Approvals pour Microsoft Teams peut être utilisé pour augmenter la flexibilité des flux de travail d'approbation dans un environnement collaboratif.

Résumé

Dans l'environnement de travail trépidant d'aujourd'hui, l'amélioration de l'efficacité des processus est d'une importance vitale. La satisfaction des employés est un catalyseur clé pour un engagement accru dans la réalisation des objectifs de l'entreprise. De plus, la satisfaction des employés favorise la rétention des talents et aide à recruter de nouveaux employés. La gestion des services d'entreprise peut faciliter l'automatisation et l'accélération des processus et des services à l'échelle de l'entreprise, ce qui a un impact direct sur la satisfaction des employés. Toutefois, lorsqu'une intervention manuelle est nécessaire, par exemple pour les étapes d'approbation, un processus fluide est également essentiel.

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