Die manuelle Bereitstellung von Prozessen am Arbeitsplatz gestaltet sich schwierig – zeitfressend, mühsam und fehlerbehaftet. Durch automatisiertes Provisioning, also automatisierte Bereitstellung, profitieren nicht nur die Unternehmen. Der administrative Aufwand sinkt dadurch erheblich. Auch die Mitarbeiter sind zufriedener. Sie können sofort auf die notwendigen Systeme zugreifen.

Beim Provisioning vergeben die IT-Administratoren auf Basis von Prozessen Regeln und Rollen an im System hinterlegte Workflows. Über Services werden diese Workflows mittels Servicekatalogen Benutzern bereitgestellt. Diese sind Teil eines im Service Management integrieten Service Portfolios. Der IT-Administrator kann so neue Benutzeranforderungen über ein Self-Service-Portal abdecken. Nach erfolgter Freigabe folgt die Orchestrierung des Provisionings.

Das System muss den Benutzer stets über den Fortschritt informieren, denn Transparenz ist essenziell. Sollte es im Zuge der Bereitstellung zu Fehlern kommen, können die Verantwortlichen dies beispielsweise in einem integrierten Service Desk rasch sehen und beheben.

Vorteile des automatisierten Provisioning

Erfolgreiches Provisioning erfordert klar definierte Prozesse und Lösungen, die miteinander kommunizieren. Im Idealfall bi-direktional und in Echtzeit. Dann bietet Provisioning erhebliche Vorteile:

• Zeitersparnis (aus 2 Stunden können schnell 2 Minuten werden)
• Geringere Fehlerwahrscheinlichkeit
• Weniger administrativer Aufwand
• Steigerung der Sicherheit
• Entlastung des Helpdesks durch reduzierte Anfragen
• Steigerung der Qualität
  
  

Zusammenfassend sorgen diese Punkte für eine bessere Employee Experience und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Durch einen schnelleren Zugriff auf notwendige Systeme sind die Mitarbeiter schneller arbeitsfähig.

Employee Experience durch automatisiertes Provisioning

Automatisierte Bereitstellung beeinflusst die Employee Experience enorm. Grund dafür ist die Erwartungshaltung der Mitarbeiter. Im Job soll alles so einfach klappen wie beim Online-Shopping zuhause. Kommt es am Arbeitsplatz zu Verzögerungen, kann sich dies schnell negativ auswirken. Die Employee Experience sinkt. Im Extremfall kann es sogar zu einem Mitarbeiteraustritt kommen.

Automatisiertes Provisioning für alle Branchen

Die Branche ist bei Provisioning weniger ausschlaggebend. In allen Bereichen herrschen Kostendruck und die Notwendigkeit, seine Mitarbeiter zu begeistern. Das zeigt das Anwenderbeispiel des Matrix42 Kunden Magna.

Gemeinsam mit dem Unternehmen hat Matrix42 einen Anwenderbericht veröffentlicht. Darin nennen die beiden Partner die wirtschaftlichen Vorteile, die sich aus dem Provisioning für Magna ergaben:

• Kapitalrendite von bis zu 31%
• Amortisation in 17 Monaten möglich (ROI)
• Nettobarwert von 1,7 Mio. USD
• Produktivitätsgewinn im Bereich IT von 4,3 Mio. USD
• Gesteigerte Produktivität der Endnutzer von 1,8 Mio. USD
  
  

Schritt für Schritt zum automatisierten Provisioning

Ein idealer Ansatz muss nicht zwingend aus einer ganz neuen Lösung bestehen. Viel wichtiger ist die Analyse und Integration bestehender Lösungen, die über öffentliche Schnittstellen bzw. APIs verfügen. Doch bevor Unternehmen eine API anbinden, müssen sie klären, ob sie dadurch wirklich sinnvolle Tasks automatisieren können. Denn nur dann können sie Kosten reduzieren und den Mitarbeitern mehr Freiraum für neue Themen einräumen.

Voraussetzung ist allerdings, dass die Mitarbeiter diese Lösungssysteme auch bedienen können. Die Anwender müssen ihre Vor- und Nachteile kennen. Nur so kann eine Voll-Automatisierung erfolgreich sein.  

Bis man an diesen Punkt kommt, ist es meist ein langer Prozess. Wie bei agilen Entwicklungsmethoden sollte man in kleinen Portionen automatisieren. Dadurch können Unternehmen rasch und nachhaltig Ziele erreichen und durch geschicktes Servicedesign manuelle und automatisierte Prozesse vereinen. So kann Service für Service und System für System integriert werden. Der Fokus liegt dabei immer auf dem Endkunden und dessen Zufriedenheit.