Die Corona Pandemie hat nicht nur den Alltag der deutschen Bevölkerung komplett verändert, sondern auch die Arbeitswelt. Wer kann und dies vom Arbeitgeber aus darf, arbeitet aktuell im Home Office. Seit dem Shutdown durchlaufen Unternehmen drei unterschiedliche Phasen: Panik (Tag 1 bis 10), Optimierung (Tag 11 bis 30) und Strategie (Tag 30+).

Im Panik-Modus während des Corona Ausbruchs lag der Fokus zunächst darauf, die Mitarbeiter ins kontaktarme Home Office zu transferieren. Mangels Hardware war es zum Teil auch ohne BYOD-Strategie erlaubt, vom privaten Familien-Rechner aus zu arbeiten. Um den laufenden Betrieb aufrecht zu erhalten, mag dieses Szenario für einige Tage eine gute Lösung sein. Langfristig ist das hinsichtlich Security und DSGVO allerdings nicht tragbar. Deshalb sollten Unternehmen spätestens jetzt in den Optimierungs-Modus übergehen.

Hierbei unterstützt Matrix42 Unternehmen mit zwei essentiellen Tools, die wir als Spezialist für Digital Workspace Management während der Corona Pandemie kostenfrei zur Verfügung stellen.

1. Das Home-Office-Schnell-Starter-Set bietet das einfache Management von Endgeräten inklusive Malwareschutz und sicheren Zugriff auf die gewohnte IT-Arbeitsumgebung aus der Cloud. Die Lösung ist für drei Monate kostenlos – inklusive Remote-Einrichtung und ohne anschließende Vertragsverlängerung. 
2. MyEgoSecure ist ein All-in-one-Rundumpaket inklusive Virenschutz, Applikationskontrolle, Verschlüsselung und Green-IT. Die Lösung kann bis einschließlich 31.12.2020 kostenfrei genutzt werden. 
   
   

Neben Workspace Management und Workspace Security sollten in der Optimierungs-Phase unbedingt auch einheitliche Tools zur Förderung der Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams eingesetzt werden. Hier bieten sich zum Beispiel Teams oder auch Slack an.

Die strategische Phase ab Tag 30 der Corona Krise

Nachdem sich der laufende Betrieb etwas eingependelt hat, für ausreichend Sicherheit gesorgt wurde und sich die Mitarbeiter mit der Arbeit im  Home Office arrangiert haben, gilt es jetzt, sie bestmöglich in ihrem neuen Arbeitsalltag zu unterstützen. Hierfür sollte eine digitale Arbeitsplatz Strategie entwickelt werden, um so die Employee Experience zu steigern.

Dabei helfen unter anderem Self Service Portale und Chatbots, die gleichermaßen die IT-Abteilung entlasten. Denn mit diesen Tools können wiederkehrende leichte Anfragen direkt beantwortet werden. Bei komplexeren Themen besteht die Möglichkeit zur automatisierten
Weiterleitung an den Servcie Desk.

Auch während Corona die Kosten immer im Blick

Die Corona Krise führt in den meisten Unternehmen zu erheblichen Umsatzeinbußen. Einerseits ist also Sparen angesagt, andererseits muss dringend in IT-Ressourcen investiert werden. Mit Orchestrierungstools behalten Unternehmen die Kosten im Blick und können vorhandene Ressourcen optimal nutzen.

Hinsichtlich Cloud-Services kommt es zum Beispiel durch die einfache Bereitstellung von Cloud Workloads häufig zu einem unkontrollierten „anschwellen“. Um hier sämtliche Cloud-Dienste und IT-Kosten im Blick zu behalten sowie Cloud-Ausgaben und Lizenzkosten zu optimieren, ist Transparenz gefragt. Deshalb ist nicht nur in der aktuellen Corona Krisensituation ein optimiertes Cloud Lizenzmanagement zu empfehlen, das sowohl SaaS Applikationen aber auch Cloud Workloads auf Microsoft Azure oder Amazon AWS kostenseitig optimiert. Denn die Verantwortlichen müssen wissen, welche Verträge und Lizenzen vorliegen und wo beziehungsweise wie diese genutzt werden. Optionen zur Optimierung, Verlängerung und Kündigung sollten mit einfachen Mitteln und auf Knopfdruck möglich sein.

Seit der Corona Krise sind Schutz und Vorbereitung der Mitarbeiter oberstes Gebot

Der folgende Sechs-Punkte-Plan hilft Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter sicher und produktiv während der Corona Krise ins Home-Office zu transferieren. Neben technischen Themen spielt aber auch die interne Kommunikation eine wesentliche Rolle. Deshalb ist zu empfehlen, die gesamte Belegschaft frühzeitig zu informieren und alle weiteren Schritte zeitnah und transparent zu kommunizieren. Auch die privaten Kontaktdaten aller Mitarbeiter sollten vorab aktualisiert werden – die enge Zusammenarbeit zwischen IT und HR schafft hier den idealen Hebel.

1. Sorgen Sie für Transparenz in der Infrastruktur

Zunächst gilt es Fragen zu klären, wie: Habe ich als Unternehmen ausreichend Zugänge, sodass alle Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten können? Wie erfolgt der Zugriff? Entscheidend für die Produktivität des Unternehmens sind die Faktoren Bandbereite, Verfügbarkeit der Telefone on-premise, ausreichend Serverkapazität und ausreichend Hardware.

2. Treffen Sie organisatorische Vorbereitungen

Um bestmöglich für den Ernstfall vorbereitet zu sein, empfiehlt sich die Bereitstellung von Collaboration Tools wie Yammer oder Teams. So können sich die Kollegen bei Problemen über den Kanal auch gegenseitig helfen und überlasten nicht den Support. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Migration der Telefonanlage – im besten Fall – in die Cloud. Auf diese Weise können die Telefone auf die Homeoffice-Plätze umgeleitet werden. Auch die Gründung einer speziellen Task Force ist hilfreich.

3. Checken Sie geschäftskritische Applikationen

Erforderlich ist eine Analyse, welche Business Applications bereitgestellt werden müssen, damit alle Mitarbeiter weiter produktiv arbeiten können. Kann zum Beispiel auch die Buchhalterin von zuhause aus auf SAP zugreifen?

4. Behalten Sie die Sicherheit im Blick

Sobald Mitarbeiter mobil arbeiten, vervielfachen sich auch die Angriffsvektoren. Nicht nur, weil wahrscheinlich einige Mitarbeiter auf ihren Privatgeräten arbeiten (müssen). Idealerweise richtet man virtuelle Desktops ein, so können alle Endgeräte relativ einfach und automatisiert gesichert werden.

5. Stellen Sie den Support für die Mitarbeiter sicher

Wie stelle ich Mitarbeitern, die zu Hause arbeiten, einen effizienten Service Desk zur Verfügung? Hier können Enterprise Service Management Solutions sehr effizient helfen. Ebenfalls geklärt werden muss die Frage, wie das Unternehmen mit Fällen umgeht, bei denen Mitarbeiter über Privatgeräte arbeiten und es aus diesem Grund zu einem Incident kommt. Hier empfiehlt sich eine pragmatische Herangehensweise, bei der immer die Produktivität der Mitarbeiter im Vordergrund steht.

6. Nutzen Sie Monitoring

Zuletzt ist eine kontinuierliche Verfolgung und Meldung von Arbeitsbereichsproblemen und der Produktivität der Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, zu empfehlen. Daraus sind dann gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen abzuleiten.