Geräte- und Lizenzmanagement, Geräteverschlüsselung, Datenkommunikation…für die IT-Abteilung ist die Liste an Arbeitsschritten beim Offboarding lang. Aber mit ein paar Tipps können Unternehmen den Offboarding-Prozess nicht nur einfach und sicher gestalten, sondern dabei auch noch Ressourcen, Zeit und Kosten sparen. Die Lösung ist denkbar einfach und liegt in der Standardisierung von Prozessen. Abläufe lassen sich so vereinheitlichen, ohne dass die Beteiligten Gefahr laufen, etwas zu vergessen. Gleichzeitig öffnet sich so die Tür für Prozessautomatisierungen.
Die zwei Grundpfeiler für sicheres Offboarding sind Asset Management (Hard- und Software) und Security Management. In beiden Bereichen gibt es unterschiedliche Aspekte zu beachten, um erfolgreiches Offboarding zu garantieren.
Beim Offboarding alles stets im Blick: Asset Management
Offboarding und Geräte Management
Gerätemanagement basiert auf zwei Grundprinzipien: Transparenz und Einheitlichkeit. Für die IT schafft eine zentrale Verwaltung von allen Endgeräten nämlich im Handumdrehen Transparenz über den aktuellen Stand der Geräte und alle daran vorgenommenen Änderungen. Moderne Systeme bieten mit intelligenten Mitteln automatisch Abhilfe und steigern den Grad der Automatisierung bei der Inventarisierung und Bestandsaufnahmen. Jedes Endgerät ist somit stets erfasst und sein Status bekannt. Beim Austritt eines Mitarbeiters reicht ein Blick ins System, um zu sehen, welche Geräte der Mitarbeiter wieder abgeben muss.
Gutes Gerätemanagement hat für den Offboarding-Prozess zwei Vorteile: Durch die Transparenz über den Bestand kann die Abgabe der Geräte am letzten Arbeitstag schnell und ohne großen Voraufwand erfolgen. Auch die im Offboarding-Prozess wichtige Data Anomaly Detection (also die Überwachung des Datenstroms für die Unternehmenssicherheit) kann so effizient und rasch erfolgen, ohne ein Endgerät mit Datenströmen zu übersehen. Asset und Security Management laufen also Hand in Hand für einen optimalen Offboarding-Prozess.
Offboarding und Software Asset Management
In einigen Unternehmen läuft das Lizenzmanagement noch manuell in Excel Listen ab – ein ressourcenfressender Vorgang, denn Software Asset Management ist längst eine Unternehmensaufgabe. Mit dem richtigen Tool können detaillierte Reports zur Konsolidierung des Lizenzstatus einzelner Personen beitragen – und all das automatisch. So zahlen Unternehmen keinen Tag länger als nötig für die Lizenzen, die der scheidende Mitarbeiter nutzte. Außerdem kann die IT diese Lizenzen in Sekundenschnelle neu vergeben. Das spart auch Mitarbeiter-Ressourcen. Transparenz in Bezug auf Lizenz- und Softwarenutzung ist auch aus Compliance Gründen sehr wichtig, denn so kann die IT-Abteilung Abweichungen und Probleme schnell erkennen und beheben.
Ein zentrales Inventory für Hard- und Software ist Grundvorrausetzung für deren effiziente Bereitstellung, aber eben auch die Einschränkungen von Assets beim Austritt eines Mitarbeiters. Hier kommt auch Autodiscovery für volle Transparenz als effizienteste Lösung ins Spiel. Im Matrix42 Digital Workspace Management laufen Hard- und Software Management an einer zentralen Schnittstelle zusammen. Dort hat das IT-Team prozessübergreifenden Zugriff auf alle Bestandsdaten für Anwendungen und Geräte. Gleichzeitig kann es bestehende und neue Assets über den gesamten Serviceprozess lang identifizieren und den richtigen Anwendern zuordnen.
Offboarding und gleichzeitig Unternehmensdaten schützen: Security Management
Geräteverschlüsselung und Zugriffsrechte sind von entscheidender Bedeutung
Geräteverschlüsselung ist essenzieller Bestandteil des Offboardings, um Missbrauch oder Verlust vorzubeugen. Mit einer Sicherheitslösung wie EgoSecure Data Protection kann die IT-Abteilung Speichermedien, einzelne Dateien, Clouds, Festplatten oder Verzeichnisse verschlüsseln. Für hochsensible Daten ist somit jederzeit voller Schutz gewährleistet. Es ist auch möglich, eine zusätzliche Authentifizierung durchzuführen. Und all das passiert, ohne dass die Nutzer es merken oder in ihrem Arbeitsalltag gestört werden. Die Berechtigungen sind zudem allseits klar definiert und der Austausch von Daten nur über autorisierte Personen und Kanäle möglich. Sicherheit vom ersten bis zum letzten Tag garantiert zudem eine effektive Zugriffskontrolle für Geräte. Doch Device & Access Control schützt nicht nur gegen Missbrauch von ehemaligen Mitarbeitern, sondern ermöglicht auch eine aktive schnelle Verwaltung der Zugriffsrechte vom USB-Stick über das WLAN bis hin zu Cloud-Diensten.
Kontrolle der Datenströme während des Offboarding
Die Beobachtung der Datenströme im Unternehmen ist nicht nur im Offboarding-Kontext relevant, sondern ein wichtiger Vorgang, um Unternehmensdaten – einer der wichtigsten Assets des Unternehmens – zu schützen. Mit dem richtigen Tool kann die IT mit einem Mausklick alle Datenflüsse im Netzwerk einsehen – und das sogar effizient und grafisch aufbereitet. Damit herrscht stets volle Kontrolle über alle Endgeräte, Schnittstellen und Cloud Daten. Vorrausetzung dafür: Die Unternehmen müssen viel Wert auf eine ordentliche Dokumentation der forensischen Informationen legen. Auffällige Datenströme – vor allem während des Offboarding-Prozesses – stechen dadurch sofort ins Auge und die IT kann entsprechend schnelle Konsequenzen ziehen.
Wer im Bereich Endgeräte-Management gute Vorarbeit geleistet hat, profitiert hier. Denn eine verhaltensbasierte Ausgansposition für jeden Mitarbeiter und jedes Endgerät erleichtert die Erkennung. Nur dann sieht das System, wenn etwas Ungewöhnliches passiert: Beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter von einem unternehmenseigenen Gerät aus plötzlich einige Tage vor seinem Austritt eine große Menge von Daten hochlädt. Das System kann den Versuch in Echtzeit blockieren und so Schaden abwenden.
Trotz eines hohen Automatisierungsgrads ist der Offboarding-Prozess komplex und zuweilen unübersichtlich. Glücklicherweise gibt es Lösungen, die all diese Bereiche über eine Software abdecken. Unsere Asset-Management- und Security-Lösungen helfen Zeit und Kosten zu sparen, da sie über das zentrale Digital Workspace Management Tool zu verwalten sind. Gleichzeitig sorgen sie dafür, den Offboarding-Prozess zu optimieren und dabei maximale Transparenz zu garantieren – und zwar während des gesamten Offboarding-Prozesses.
